UPOWAŻNIONY PRZEDSIĘBIORCA

BEZPIECZNY PARTNER W HANDLU MIĘDZYNARODOWYM

We współczesnym, zglobalizowanym świecie wiele polskich firm uczestniczy w międzynarodowych łańcuchach dostaw: mają swoje zagraniczne oddziały, a także dostawców lub klientów w różnych miejscach świata. Poprzez powiązania biznesowe firmy wywierają na siebie nawzajem istotny wpływ, który może być zarówno podstawą sukcesu, jak i kryzysu. Jak zadbać o bezpieczeństwo łańcucha dostaw w międzynarodowym obrocie gospodarczym? – wyjaśnia Monika Michasiewicz, ekspertka firmy Empirium Profit. 

Każdy przedsiębiorca chce współpracować z godnymi zaufania partnerami biznesowymi. Chcemy mieć sprawdzonych dostawców towarów i usług oraz wypłacalnych klientów. Jak więc znaleźć wiarygodnych kontrahentów dla swojej firmy i co zrobić, żeby samemu być postrzeganym na rynku, jako godny zaufania partner dla innych? 

Moja odpowiedź: zostań Authorised Economic Operator, czyli AEO, po polsku nazywanym „Upoważnionym Przedsiębiorcą” i współpracuj z innymi firmami, które spełniają kryteria bezpieczeństwa AEO, określone przez Unię Europejską (UE). 

Czym jest AEO?

W związku z rosnącym zagrożeniem (m.in. kradzieże, zamachy terrorystyczne, niestabilność polityczna), rośnie też potrzeba poczucia bezpieczeństwa w biznesie. Dlatego rządy wielu krajów szukają rozwiązań pozwalających na podniesienie poziomu zaufania. Jednak to wiąże się z ustanawianiem ograniczeń i stoi w sprzeczności z liberalizacją handlu. 

Ze względu na rosnącą ilość towarów w obrocie i globalny poziom handlu, administracja celna nie jest w stanie skutecznie kontrolować każdej przesyłki i szczegółowo weryfikować każdego dokumentu. Konieczna jest współpraca i wymiana informacji nie tylko pomiędzy organami celnymi na świecie, ale także pomiędzy organami celnymi, a przedsiębiorcami.

W celu zapewnienia, iż wprowadzane w poszczególnych krajach i regionach rozwiązania będą podobne i spójne, Światowa Organizacja Ceł (WCO) opracowała dokument pod nazwą „SAFE Framework”, opisujący standardy bezpieczeństwa. A Unia Europejska, w oparciu o te standardy, w 2008 roku uruchomiła program AEO, nazywany właśnie Upoważnionym Przedsiębiorą. 

Podobne wymogi bezpieczeństwa zostały wprowadzane w pozostałych krajach członkowskich WCO. Dzięki temu, iż opierają się one na wspólnych standardach, możliwe jest wzajemne uznawanie pozwoleń wydanych w UE oraz w innych krajach (tj. USA, Kanada, Japonia, Chiny oraz Norwegia i Szwajcaria). Oznacza to, że jeżeli firma sprowadza towary lub wysyła przykładowo z/do Chin, pozwolenie AEO wydane w Polsce, będzie dawało ułatwienia także w Chinach.

Jaka jest rola przedsiębiorcy w podnoszeniu bezpieczeństwa w handlu międzynarodowym?

Każdy pewnie słyszał, iż „łańcuch jest tak mocny jak jego najsłabsze ogniwo”, dlatego tak ważne jest, żeby każde ogniwo było bezpieczne. Tym samym zarówno producenci, eksporterzy, importerzy jak i firmy spedycyjne, logistyczne, porty morskie i lotnicze, terminale przeładunkowe, magazyny, agencje celne itp. muszą zadbać o bezpieczeństwo towaru w tracie produkcji, załadunku, transportu, rozładunku itd., aby nie narażać siebie oraz swoich kontrahentów na nieplanowane koszty i aby towar dotarł do klienta zgodnie z zamówieniem. 

Przedsiębiorca, który chce dołączyć do programu bezpieczeństwa, uzyskać pozwolenie AEO i otrzymać przywileje w handlu międzynarodowym musi przede wszystkim zadbać o to, żeby jego firma była bezpieczna.

Jak o to zadbać? 

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, pierwszym krokiem na drodze do podniesienia bezpieczeństwa w każdej firmie jest uświadomienie sobie istnienia różnego rodzaju niebezpieczeństw.

Są to zarówno zagrożenia wewnętrzne jak i zewnętrzne. Jedne z nich są łatwe do przewidzenia, inne potrafią nas zaskoczyć w najmniej spodziewanym momencie. Tylko mając świadomość potencjalnego ryzyka oraz konsekwencji jakie firma może ponieść, gdy dane ryzyko się zmaterializuje, jesteśmy w stanie się na nie przygotować, zaplanować działania zmierzające do jego ograniczenia. 

Proces zarządzania ryzykiem rozpoczyna się identyfikacji ryzyk. Przeprowadzając audyt procesów w firmie możemy zidentyfikować ewentualne luki i potencjalne ryzyka. Audyt może być wykonany przez audytorów wewnętrznych lub zewnętrznych ekspertów, którzy specjalizują się w audytach i wdrożeniach AEO. 

Przepisy oraz wytyczne AEO są dla przedsiębiorców swego rodzaju drogowskazem w trakcie przeprowadzania takiej samooceny. Najczęściej uświadamiają one przedsiębiorcy ryzyka, o których do tej pory nie myślał.

Mając świadomość ryzyka możemy je analizować tj. ocenić prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz ewentualne skutki dla przedsiębiorstwa. Ocena ryzyka umożliwia zaplanowanie reakcji, firma może nie podejmować działań w przypadku nieistotnego ryzyka, ale powinna podjąć działania, gdy ryzyko jest istotne. Celem podejmowanych działań jest obniżenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka lub potencjalnych skutków. 

Prowadzenie systematycznej analizy ryzyka umożliwia skuteczne zarządzanie ryzykiem oraz pozwala na jego monitorowanie. Jest to także dowód na to, że organizacja dba o bezpieczeństwo.

Program AEO jest oparty na analizę ryzyka. Ubiegając się o pozwolenie AEO przedsiębiorca musi przejść audyt prowadzony przez administrację celną, która dokonuje własnej oceny ryzyk.

Czy trudno jest uzyskać status Upoważnionego Przedsiębiorcy?

W trakcie oceny prowadzonej przez administrację celną przedsiębiorca musi wykazać, iż spełnia warunki i kryteria AEO określone w przepisach Unijnego Kodeksu Celnego (art. 39 UKC).

Proces przygotowania przedsiębiorstwa może być pracochłonny i zajmować dużo czasu, szczególnie, gdy firma robi to samodzielnie, a pracownicy nie mają doświadczenia z takim wdrożeniem. Dlatego zachęcam do skorzystania ze wsparcia zewnętrznych ekspertów, którzy zrobią to dobrze i na pewno szybciej.

Warto podkreślić, iż w związku z tym, iż pozwolenie AEO jest wydawane przez administrację celną, jest ono bezpłatne, w przeciwieństwie do ISO 28000, z którym jest porównywane.

Dlaczego warto uzyskać status AEO?

Pozwolenie AEO potwierdza, że firma jest wiarygodnym partnerem dla administracji celnej. W efekcie może korzystać z wielu przywilejów, np. rzadziej jest typowana do kontroli towarów i dokumentów. W przypadku kontroli, przedsiębiorca jest wcześniej o niej powiadomiony, może wybrać miejsce kontroli, jest traktowany priorytetowo.

Obecnie najważniejszym dla przedsiębiorców przywilejem jest możliwość rozliczania VAT importowego w deklaracji podatkowej oraz możliwość zmniejszenia kwoty zabezpieczenia generalnego. Poprawia to znacznie płynność finansową zarówno dużych firm jak i przedsiębiorstw z sektora MSP. Warto też wspomnieć, że podmiot AEO łatwiej i szybciej może uzyskać inne pozwolenia celne, które mogą przełożyć się na kolejne korzyści finansowe. 

Prócz przywilejów zagwarantowanych w przepisach, warto wspomnieć o korzyściach biznesowych. Przede wszystkim w efekcie wdrożenia warunków i kryteriów AEO oraz wprowadzenia zarządzania opartego o analizę ryzyka, w firmie wzrasta poziom bezpieczeństwa. Przedsiębiorcy zauważają także korzyści na poziomie organizacyjnym tj. poprawa komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, usprawnienie procesów oraz finansowe np. minimalizacja strat spowodowanych kradzieżami, obniżenie kosztów spowodowanych opóźnieniami w dostawach, niższe koszty kontroli dostawców itd. 

Ponadto dane podmiotu AEO są umieszczane w bazie Komisji Europejskiej, co podnosi jej wiarygodność w oczach potencjalnych partnerów handlowych. 

Gdzie można sprawdzić, czy kontrahent ma status AEO?

Potencjalnych partnerów, a także konkurentów można sprawdzić na stronie Komisji Europejskiej, pod adresem:
https://ec.europa.eu/tax…/dds2/eos/aeo_consultation.jsp…

Z Moniką Michasiewicz rozmawiał Andrzej Kazimierski, KontrolerINFO